文档只有十页文字，文件却有 28 MB。邮件发不出去，网上提交系统拒收，提示*"文件超过最大限制"。您需要在不破坏排版的前提下*减小 Word 文件大小——而且常常要压到一个具体数字：3 MB、10 MB、20 MB。
本文介绍六种方法，从最简单到最彻底，说明每种方法实际能减小什么，以及什么情况下用哪一种。前几种在 Word 里就能完成；最后一种在浏览器里几秒钟搞定。
先弄清楚：Word 文件为什么这么大
文字几乎不占空间。一份 30 页、只有文字的合同很少超过 100 KB。当 .docx 达到几十 MB 时，原因几乎总是以下之一：
- 原始分辨率的照片——手机拍的一张照片有 3 到 8 MB。贴进 Word 后，即使在页面上显示得很小，也保留全部体积；
- PNG 格式的截图——高分辨率 PNG 截图很快就会累积体积；
- 裁剪后仍保留在文件里的部分——在 Word 里裁剪图片时，被隐藏的部分仍留在文件中，除非您选择删除；
- 嵌入字体——"将字体嵌入文件"选项可能增加好几 MB；
- 旧格式（.doc）——不像 .docx 那样经过压缩。
先找到原因能省不少时间：如果文档里没有图片，任何压缩方法都不会有奇效。
方法 1——在 Word 里直接压缩图片
最常用的方法，问题出在几张大照片时效果很好。
- 单击文档中任意一张图片；
- 在图片格式选项卡中，单击压缩图片；
- 取消勾选"仅应用于此图片"（让设置作用于整个文档）；
- 勾选**"删除图片的剪裁区域"**；
- 选择分辨率：想要最小文件选电子邮件（96 ppi），兼顾质量选 Web（150 ppi），需要打印选打印（220 ppi）；
- 单击确定并保存。
**能减小多少：**含手机照片的文档通常能从 20–30 MB 降到 2–6 MB。只有小截图时，效果较小。
**局限：**Word 会压缩，但不一定能高效地重新编码体积大的 PNG 图片——PNG 截图常常仍然很大。
WPS 文字也有类似的图片压缩选项，思路相同。
方法 2——设置 Word，防止文件再次"变胖"
压缩之后，调整一下选项，避免下次粘贴图片时文件又变大：
- 文件 › 选项 › 高级 › 图像大小和质量：勾选"放弃编辑数据"，并选择默认分辨率（大多数情况 150 ppi 就够）；
- 在同一页面，不要勾选"不压缩文件中的图像"。
这一步不会让当前文件变小，但能防止以后每张新照片都以原始大小插入。
方法 3——取消嵌入字体
在文件 › 选项 › 保存中，查看"将字体嵌入文件"是否被勾选。如果勾选了，取消后重新保存。嵌入字体是为了让文档在没有该字体的电脑上也显示一致——但对宋体、黑体、微软雅黑、Arial 这类常见字体来说，纯属多余的负担。
**能减小多少：**从几百 KB 到几 MB 不等，取决于嵌入了多少字体（中文字体文件尤其大）。
方法 4——另存为 .docx（如果还是 .doc）
如果文件扩展名是 .doc，用 Word 打开后选择另存为 › Word 文档（.docx）。.docx 是压缩格式，仅仅转换一下就常常能减小体积，有时能减半。
方法 5——把超大图片换成小尺寸版本
当几张图片占了几乎全部体积（比如一张图纸、一组现场照片），可以只把它们换成小尺寸版本：用图片编辑器打开，长边缩到约 1600 像素，存为 JPG，再在 Word 中替换。虽然要手动操作，但每张图片的质量完全由您掌控。
方法 6——在线压缩 Word，无需上传文件
如果不想在菜单里翻找（或者文档有几十张图片），RoseLab 的压缩 Word 可以一次完成：
- 把 .docx 拖入工具——它会显示是什么让文件变大（有多少图片、占多少空间、嵌入了哪些字体）；
- 选择级别：轻度（优先画质）、均衡（推荐）或最大（尽可能小）；
- 单击压缩并下载 .docx。
图片会被重新编码为合适的尺寸，嵌入字体和缩略图会被删除，文件重新打包。**正文和格式不变。**对客户文件来说更重要的是：压缩在您的浏览器中进行——文件不会发送到任何服务器。
如何压到指定大小（3 MB、10 MB、20 MB）
没有哪种方法能保证精确数字，因为结果取决于文档里的图片。实际情况大致如下：
| 目标 | 最可能的做法 |
|---|---|
| 20–25 MB（常见的邮件附件上限） | "均衡"级别几乎总能做到，即使是 40–60 MB、满是照片的文档 |
| 10 MB | "均衡"或"最大"；如果还超，找出个别超大图片（方法 5） |
| 1–5 MB（网上报名、政务和诉讼系统常见限制） | "最大"级别；照片很多时，考虑拆成两个文件或改为提交压缩后的 PDF |
| 1 MB 以下 | 只有图片很少时才现实；含几十张照片的文档很难在保持清晰的前提下压到这么小 |
如果对方接受 PDF，另一个办法是导出为 PDF 后用压缩PDF，它对图片的压缩更强。Word文件太大如何压缩一文说明了什么时候值得换格式。
压不小的常见原因
- 压缩后没有保存——Word 的压缩只有保存后才生效；
- 没取消"仅应用于此图片"——只压缩了一张，其余 40 张原封不动；
- 之后又粘贴了同一张照片——不做方法 2 的设置，它又会以原始大小插入；
- 以为是文字的问题——纯文字文档仍然很大时，检查嵌入字体和嵌入对象（嵌入的 Excel 表格也很占空间）。
常见问题
压缩 Word 会破坏格式吗？ 不会。压缩图片、删除嵌入字体和重新打包都不会改动文字、样式、表格或页边距。只有选择很激进的级别时，图片清晰度可能有变化。
能免费压缩 Word 吗？ 可以。Word 自带的方法是免费的，压缩 Word 也有免费版，每天可处理若干文件；付费套餐取消限制。
只有文字的 Word 为什么也这么大？ 检查嵌入字体（方法 3）、嵌入对象和残留的修订记录。清理Word 可以删除反复编辑的文档中常带的修订、批注和元数据。
超过 20 MB 的 Word 怎么压缩？ 方法一样——超过 20 MB 的文件几乎都有大量照片，所以通常能大幅缩小。先用"均衡"，必要时再用"最大"。
能在手机上压缩 Word 吗？ 手机版 Word 没有"压缩图片"功能。可以在手机浏览器中使用 RoseLab 这样的在线工具。
文档准备的完整流程
- 清理 Word——发送前接受修订，删除批注和元数据；
- 压缩——在 Word 中或用压缩 Word；
- 如需 PDF，导出后视情况压缩 PDF 或拆分；
- 保存所发送版本的 SHA-256 哈希值——它能证明您提交的究竟是哪一个文件。