Cómo reducir el tamaño de un archivo Word (a 3, 10 o 20 MB) — 6 métodos que funcionan

El documento tiene diez páginas de texto, pero el archivo pesa 28 MB. El correo no sale, la plataforma del juzgado lo rechaza, el portal de empleo avisa de que "el archivo supera el tamaño máximo". Necesitas reducir el tamaño del archivo Word sin romper el formato — y muchas veces llegar a una cifra exacta: 3 MB, 10 MB, 20 MB.

Esta guía reúne seis métodos, del más sencillo al más radical, explica qué reduce realmente cada uno y te dice cuál usar en cada caso. Los primeros se hacen en el propio Word; el último resuelve en segundos desde el navegador.

Antes de nada: qué hace que un Word pese tanto

El texto casi no pesa. Un contrato de 30 páginas solo con texto rara vez supera los 100 KB. Cuando un .docx llega a decenas de megas, la causa casi siempre es una de estas:

• Fotos a resolución original — una foto de móvil pesa entre 3 y 8 MB. Pegada en Word, conserva todo su peso aunque se vea diminuta en la página;
• Capturas de pantalla en PNG — las capturas en alta resolución pesan y se acumulan rápido;
• Zonas recortadas que siguen en el archivo — cuando recortas una imagen en Word, la parte oculta se queda guardada salvo que pidas borrarla;
• Fuentes incrustadas — la opción de "incrustar fuentes en el archivo" puede sumar varios MB;
• El formato antiguo (.doc) — no está comprimido como el .docx.

Saber cuál es tu caso ahorra trabajo: si el documento no tiene imágenes, ningún método de compresión hará milagros.

Método 1 — Comprimir imágenes en el propio Word

Es el método más conocido y funciona bien cuando el problema son unas pocas fotos grandes.

1. Haz clic en cualquier imagen del documento;
2. En la pestaña Formato de imagen, haz clic en Comprimir imágenes;
3. Desmarca "Aplicar solo a esta imagen" (para que valga para todo el documento);
4. Marca "Eliminar las áreas recortadas de las imágenes";
5. Elige la resolución: Correo electrónico (96 ppp) para el menor tamaño, Web (150 ppp) para un equilibrio, Imprimir (220 ppp) si el documento se va a imprimir;
6. Pulsa Aceptar y guarda.

Cuánto reduce: en documentos con fotos de móvil es habitual pasar de 20–30 MB a 2–6 MB. Con capturas pequeñas, la reducción es menor.

Limitación: Word comprime, pero no siempre recodifica bien las imágenes PNG pesadas — las capturas en PNG suelen seguir siendo grandes.

Método 2 — Configurar Word para que no vuelva a "engordar"

Después de comprimir, conviene ajustar las opciones para que el archivo no vuelva a crecer con la siguiente imagen pegada:

• Archivo › Opciones › Avanzadas › Tamaño y calidad de la imagen: marca "Descartar datos de edición" y elige una resolución predeterminada (150 ppp resuelve la mayoría de los casos);
• En la misma pantalla, deja desmarcada la opción "No comprimir las imágenes del archivo".

Esto no reduce el archivo actual por sí solo, pero evita que cada foto nueva entre a tamaño original.

Método 3 — Desactivar las fuentes incrustadas

En Archivo › Opciones › Guardar, comprueba si "Incrustar fuentes en el archivo" está marcada. Si lo está, desmárcala y vuelve a guardar. Las fuentes incrustadas sirven para que el documento se vea igual en equipos que no tienen esa fuente — pero con fuentes comunes (Arial, Calibri, Times New Roman) son peso muerto.

Cuánto reduce: desde unos cientos de KB hasta varios MB, según cuántas fuentes hubiera incrustadas.

Método 4 — Guardar como .docx (si sigue en .doc)

Si el archivo termina en .doc, ábrelo en Word y usa Guardar como › Documento de Word (.docx). El .docx es un formato comprimido; solo la conversión ya suele reducir el tamaño, a veces a la mitad.

Método 5 — Sustituir las imágenes enormes por versiones más pequeñas

Cuando unas pocas imágenes concentran casi todo el peso (un plano, un informe fotográfico), puede compensar volver a insertar solo esas en un tamaño menor: abre la imagen en un editor, redúcela a unos 1600 píxeles en el lado mayor, guárdala en JPG y sustitúyela en Word. Es manual, pero te da control total sobre la calidad de cada imagen.

Método 6 — Comprimir el Word online, sin subir el archivo

Si prefieres no pasar por menús (o el documento tiene decenas de imágenes), el Comprimir Word de RoseLab lo hace todo de una vez:

1. Arrastra el .docx a la herramienta — te muestra qué está pesando (cuántas imágenes, cuánto ocupan, qué fuentes están incrustadas);
2. Elige el nivel: Ligero (prioriza la calidad), Equilibrado (recomendado) o Máximo (el menor tamaño posible);
3. Haz clic en Comprimir y descargar .docx.

Las imágenes se recodifican a un tamaño adecuado, se eliminan las fuentes incrustadas y las miniaturas, y el archivo se vuelve a empaquetar. El texto y el formato no cambian. Y un detalle que importa con documentos de clientes: la compresión se hace en tu navegador — el archivo no se envía a ningún servidor.

Cómo llegar a un tamaño concreto (3 MB, 10 MB, 20 MB)

Ningún método garantiza una cifra exacta, porque el resultado depende de las imágenes del documento. En la práctica:

Objetivo	Camino más probable
20–25 MB (límite habitual del correo)	El nivel Equilibrado casi siempre basta, incluso en documentos de 40–60 MB con fotos
10 MB	Equilibrado o Máximo; si aún se pasa, busca imágenes gigantes aisladas (método 5)
3–5 MB (habitual en plataformas judiciales y portales de solicitud)	Nivel Máximo; si el documento tiene muchas fotos, plantéate dividirlo en dos o enviarlo en PDF comprimido
Menos de 1 MB	Solo es realista con pocas imágenes; un documento con decenas de fotos rara vez llega sin perder legibilidad

Si el destino acepta PDF, otra salida es exportar a PDF y usar el Comprimir PDF, que comprime las imágenes de forma más agresiva. La guía Cómo comprimir un Word demasiado pesado para el correo o la presentación electrónica explica cuándo compensa cambiar de formato.

Errores comunes que impiden la reducción

• Comprimir y no guardar — la compresión de Word solo cuenta después de guardar;
• Dejar marcado "Aplicar solo a esta imagen" — se comprime una imagen y las otras 40 quedan intactas;
• Volver a pegar la misma foto después — sin el método 2, entra otra vez a tamaño original;
• Creer que el problema es el texto — si un documento solo con texto sigue siendo grande, revisa las fuentes incrustadas y los objetos incrustados (las hojas de Excel incrustadas también pesan).

Preguntas frecuentes

¿Comprimir un Word estropea el formato? No. Comprimir imágenes, quitar fuentes incrustadas y reempaquetar el archivo no tocan el texto, los estilos, las tablas ni los márgenes. Lo único que puede cambiar es la nitidez de las imágenes si eliges un nivel muy agresivo.

¿Se puede comprimir un Word gratis? Sí. Los métodos del propio Word son gratuitos, y Comprimir Word tiene un plan gratuito con algunos archivos al día; los planes de pago quitan el límite.

¿Por qué mi Word solo con texto pesa tanto? Busca fuentes incrustadas (método 3), objetos incrustados y restos del historial de revisiones. Limpiar Word elimina revisiones, comentarios y metadatos que a veces arrastran los documentos muy editados.

¿Cómo comprimo un Word de más de 20 MB? Igual — los archivos de más de 20 MB casi siempre tienen muchas fotos, así que la reducción suele ser grande. Empieza por Equilibrado y pasa a Máximo solo si hace falta.

¿Puedo comprimir un Word desde el móvil? La app de Word para móvil no tiene "Comprimir imágenes". Desde el navegador del móvil puedes usar una herramienta online como RoseLab.

El flujo completo de preparación del documento

1. Limpia el Word — acepta las revisiones y elimina comentarios y metadatos antes de enviarlo;
2. Comprime — en el propio Word o con Comprimir Word;
3. Si piden PDF, exporta y, si hace falta, comprime el PDF o divídelo en partes;
4. Guarda el hash SHA-256 de la versión enviada — es la prueba de qué archivo exacto presentaste.