Abres un PDF y aparece una franja azul, amarilla o roja hablando de firmas. O el firmador se niega a firmar porque "el documento está cifrado". O un cliente pregunta si esa firma "vale". Esta guía explica, mensaje a mensaje, qué significa cada alerta — y cómo verificar una firma sin depender de Adobe Acrobat.
Si antes quieres entender cómo funciona por dentro una firma digital, lee qué es la firma digital y cómo verificar un PDF firmado.
Primero: ¿es una firma digital o solo una imagen?
Mucha gente pregunta "¿cuál es la diferencia entre una firma en foto y el certificado en el PDF?". La distinción es esta:
- Firma escaneada (imagen): una foto o escaneo de la firma manuscrita pegada en el documento. No tiene ninguna protección criptográfica — cualquiera puede copiarla y pegarla. Visualmente es solo una figura;
- Firma digital: un bloque criptográfico incrustado en el archivo y vinculado a un certificado. Puede llevar una imagen asociada, pero lo que vale es el certificado que hay detrás.
Cómo distinguirlas: abre el PDF en un lector que muestre el panel de firmas (ver más abajo). Si el panel está vacío, no hay firma digital — lo que ves es solo una imagen. Hacer clic sobre la "firma" también ayuda: una firma digital abre una ventana con los datos del certificado; una imagen no hace nada.
Qué significan las alertas más comunes
"Firmado y todas las firmas son válidas" (franja azul/verde)
El documento no se modificó después de firmarse y el certificado procede de una cadena que el lector reconoce como de confianza. Es el mejor escenario.
"La validez de la firma es desconocida"
La firma está íntegra (el documento no se modificó), pero el lector no conoce la autoridad que emitió el certificado. Pasa a menudo con certificados de prestadores nacionales que no figuran en la lista de confianza del lector. No significa que la firma sea falsa — significa que tu programa no sabe decirlo. La solución es validarla con un validador oficial que reconozca esa autoridad (ver más abajo).
"Al menos una firma tiene problemas"
Puede ser:
- validez desconocida de uno de los certificados (el caso anterior);
- documento modificado después de firmarse — alguien unió, comprimió, eliminó páginas o "imprimió en PDF" el archivo firmado, generando un archivo nuevo sin la firma válida;
- certificado caducado o revocado en el momento de la firma.
Abre el panel de firmas para ver qué firma tiene el problema y por qué.
"El documento se ha modificado desde que se firmó"
Es la alerta seria: el contenido cubierto por la firma cambió. A veces es legítimo (una segunda persona firmó después y el lector muestra las revisiones), a veces no. Pide el archivo original a quien lo envió.
"El firmador dice que el PDF está cifrado" — qué hacer
Algunos PDF tienen contraseña de apertura o restricciones de permisos (impedir edición, impresión o copia). Muchos firmadores los rechazan, porque firmar exige grabar datos nuevos en el PDF.
Qué hacer:
- Si eres el autor del documento, vuelve a generar el PDF sin contraseña ni restricciones;
- Si recibiste el PDF protegido y conoces la contraseña, crea una copia desbloqueada y firma la copia. Las herramientas de PDF de RoseLab piden la contraseña y generan la copia desbloqueada en tu propio navegador — mira cómo usar un PDF con contraseña sin subir el archivo;
- Atención: si el PDF ya tiene firmas, desbloquearlo o recrearlo invalida las firmas anteriores. En ese caso, pide a quien lo envió una versión preparada para firmar.
PDF sellado vs PDF firmado
Las plataformas de firma electrónica suelen usar los dos términos:
- Firmado: cada firmante aplicó su propia firma (con certificado digital o con el método de la plataforma — correo, SMS, verificación de identidad);
- Sellado: cuando todos han firmado, la plataforma aplica una firma digital propia (un sello) al archivo final, "bloqueando" el documento y registrando la pista de auditoría. Si alguien modifica el archivo después, el sello deja de ser válido.
En la práctica, el sello es la forma en que la plataforma garantiza la integridad del documento completo — por eso el archivo debe guardarse exactamente como se descargó.
Firma simple, avanzada y cualificada
En la Unión Europea (y por tanto en España), el reglamento eIDAS distingue tres niveles de firma electrónica, y muchos países de Latinoamérica usan categorías parecidas:
| Nivel | Qué es | Ejemplo |
|---|---|---|
| Simple | Cualquier indicación electrónica de voluntad de firmar | Marcar "acepto", escribir tu nombre, una firma escaneada |
| Avanzada | Vinculada de forma única al firmante, bajo su control exclusivo y capaz de detectar cambios posteriores | Firmas con certificado de plataformas de firma electrónica |
| Cualificada | Firma avanzada creada con un certificado cualificado y un dispositivo cualificado | Firma con DNIe o con certificado de la FNMT |
La cualificada tiene el máximo efecto jurídico: en la UE equivale a la firma manuscrita. En México, la Ley de Firma Electrónica Avanzada regula la e.firma; en Colombia, la Ley 527 de 1999 distingue la firma electrónica de la firma digital. Una "firma simple con hash y fecha" — el sistema registra el hash del documento y el momento de la aceptación — es una firma electrónica válida con traza de integridad, útil para muchos negocios, pero no equivale a una firma cualificada.
Cómo verificar la firma de un PDF sin Adobe
- Validadores oficiales: en España, el servicio VALIDe de la Administración permite validar firmas y certificados; la Comisión Europea ofrece también un servicio de validación de demostración (DSS). Ten en cuenta que estos servicios suelen exigir subir el archivo;
- LibreOffice: abre el PDF en LibreOffice y ve a Archivo › Firmas digitales para ver las firmas y su estado;
- Otros lectores de PDF (como Foxit y, en Linux, Okular) también tienen panel de firmas;
- El navegador no sirve: Chrome, Edge y Firefox muestran el PDF, pero por lo general no enseñan el estado de validación de las firmas. Que un PDF "se abra bien" en el navegador no dice nada sobre su firma.
¿Ya firmaste? No toques más el archivo
El error más común de todos: firmar y después unir con otros PDF, comprimir, eliminar páginas o "imprimir en PDF" para reducir el tamaño. Cualquiera de esas operaciones crea un archivo nuevo — y la firma del original no viene con él. El orden correcto es:
- Prepáralo todo antes: une, comprime, elimina páginas;
- Firma al final;
- Envía el archivo firmado exactamente como salió del firmador;
- Si quieres un registro extra, guarda el hash SHA-256 del archivo firmado — si alguien presenta una versión distinta, el hash lo delata al instante.
Preguntas frecuentes
¿Por qué Adobe dice que la validez de la firma es desconocida? Porque la cadena de certificación usada puede no estar en la lista de confianza de Adobe. La firma puede estar perfecta; compruébala con el validador oficial de esa autoridad de certificación.
¿Abrir el PDF firmado en el navegador estropea la firma? No. Leer no cambia nada. El problema es guardar una versión nueva o generar otro archivo a partir de él.
¿Se pueden unir dos PDF firmados manteniendo las firmas? No: el PDF unido es un archivo nuevo. Envía los PDF firmados por separado, o únelos antes y firma después.
¿El hash sustituye a la firma digital? No. El hash demuestra que el archivo no cambió; la firma demuestra quién firmó. Son complementarios — mira la guía de criptografía de documentos.
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