Anda membuka PDF dan muncul bilah biru, kuning, atau merah yang membahas tanda tangan. Atau aplikasi tanda tangan menolak karena "dokumen terenkripsi". Atau klien bertanya apakah tanda tangan itu "sah". Panduan ini menjelaskan, pesan demi pesan, arti setiap peringatan — dan cara memverifikasi tanda tangan tanpa bergantung pada Adobe Acrobat.
Jika ingin memahami dulu cara kerja tanda tangan digital, baca apa itu tanda tangan digital dan cara verifikasi PDF yang ditandatangani.
Pertama: tanda tangan digital atau hanya gambar?
Banyak yang bertanya "bagaimana tahu tanda tangan di PDF ini tanda tangan basah yang di-scan?". Bedanya begini:
- Tanda tangan hasil scan (gambar): foto atau scan tanda tangan tangan yang ditempel di dokumen. Tidak ada perlindungan kriptografis sama sekali — siapa pun bisa menyalin dan menempelnya. Secara visual, itu hanya gambar;
- Tanda tangan digital: blok kriptografis yang tertanam di file dan terikat pada sebuah sertifikat. Bisa saja disertai gambar, tetapi yang berlaku adalah sertifikat di baliknya.
Cara membedakannya: buka PDF di pembaca yang menampilkan panel tanda tangan (lihat di bawah). Jika panel kosong, tidak ada tanda tangan digital — yang Anda lihat hanya gambar. Mengklik "tanda tangan" juga membantu: tanda tangan digital membuka jendela berisi data sertifikat; gambar tidak melakukan apa-apa.
Arti peringatan yang paling umum
"Ditandatangani dan semua tanda tangan valid" (bilah biru/hijau)
Dokumen tidak diubah setelah ditandatangani dan sertifikatnya berasal dari rantai yang dipercaya pembaca PDF. Ini skenario terbaik.
"Validitas tanda tangan tidak diketahui"
Tanda tangan utuh (dokumen tidak diubah), tetapi pembaca PDF tidak mengenal otoritas yang menerbitkan sertifikat. Ini sering terjadi pada sertifikat dari penyelenggara nasional yang tidak ada di daftar tepercaya pembaca PDF. Bukan berarti tanda tangannya palsu — artinya aplikasi Anda tidak bisa memastikan. Solusinya, validasi lewat layanan verifikasi resmi yang mengenal otoritas tersebut (lihat di bawah).
"Setidaknya satu tanda tangan bermasalah"
Bisa berarti:
- validitas tidak diketahui untuk salah satu sertifikat (kasus sebelumnya);
- dokumen diubah setelah ditandatangani — seseorang menggabungkan, mengompres, menghapus halaman, atau "mencetak ke PDF" file yang sudah ditandatangani, sehingga tercipta file baru tanpa tanda tangan yang sah;
- sertifikat kedaluwarsa atau dicabut saat penandatanganan.
Buka panel tanda tangan untuk melihat tanda tangan mana yang bermasalah dan alasannya.
"Dokumen telah diubah sejak tanda tangan diterapkan"
Ini peringatan serius: isi yang dilindungi tanda tangan sudah berubah. Kadang wajar (orang kedua menandatangani belakangan dan pembaca menampilkan revisinya), kadang tidak. Mintalah file asli kepada pengirimnya.
"Aplikasi tanda tangan bilang PDF terenkripsi" — apa yang harus dilakukan
Sebagian PDF punya kata sandi untuk membuka atau pembatasan izin (tidak boleh diedit, dicetak, atau disalin). Banyak aplikasi tanda tangan menolak file seperti ini, karena menandatangani berarti menulis data baru ke dalam PDF.
Yang perlu dilakukan:
- Jika Anda pembuat dokumennya, buat ulang PDF tanpa kata sandi atau pembatasan;
- Jika Anda menerima PDF yang dilindungi dan tahu kata sandinya, buat salinan yang tidak terkunci lalu tandatangani salinan itu. Alat PDF RoseLab meminta kata sandi dan membuat salinan tanpa kunci langsung di browser Anda — lihat cara memakai PDF berkata sandi tanpa upload;
- Perhatian: jika PDF sudah memiliki tanda tangan, membuka kunci atau membuat ulang file akan membatalkan tanda tangan yang ada. Dalam kasus itu, mintalah versi yang disiapkan untuk ditandatangani kepada pengirimnya.
PDF disegel vs PDF ditandatangani
Platform tanda tangan elektronik sering memakai kedua istilah ini:
- Ditandatangani: setiap penanda tangan membubuhkan tanda tangannya sendiri (dengan sertifikat elektronik atau metode platform — email, kode SMS, verifikasi wajah);
- Disegel: setelah semua pihak menandatangani, platform membubuhkan tanda tangan digitalnya sendiri (segel) pada file akhir, "mengunci" dokumen dan mencatat jejak audit. Jika ada yang mengubah file setelahnya, segel tidak lagi valid.
Dalam praktiknya, segel adalah cara platform menjamin integritas dokumen secara keseluruhan — karena itu file harus disimpan persis seperti saat diunduh.
Tanda tangan elektronik tersertifikasi dan tidak tersertifikasi
Di Indonesia, UU ITE dan PP 71/2019 membedakan dua jenis tanda tangan elektronik:
| Jenis | Apa itu | Contoh |
|---|---|---|
| Tidak tersertifikasi | Dibuat tanpa jasa penyelenggara sertifikasi elektronik Indonesia | Centang "setuju", nama yang diketik, tanda tangan hasil scan, banyak tanda tangan di platform swasta |
| Tersertifikasi | Memakai sertifikat elektronik dari penyelenggara sertifikasi elektronik yang diakui di Indonesia | TTE dengan sertifikat dari penyelenggara yang diakui |
Tanda tangan elektronik tersertifikasi memiliki kekuatan pembuktian yang lebih kuat. Di Uni Eropa, regulasi eIDAS memakai tiga tingkat (sederhana, lanjutan, dan berkualifikasi) dengan logika serupa. "Tanda tangan sederhana dengan hash dan tanggal" — sistem mencatat hash dokumen dan waktu persetujuan — adalah tanda tangan elektronik yang sah dengan jejak integritas, berguna untuk banyak transaksi, tetapi tidak setara dengan tanda tangan tersertifikasi.
Cara memverifikasi tanda tangan PDF tanpa Adobe
- Layanan verifikasi resmi: penyelenggara sertifikasi elektronik di Indonesia umumnya menyediakan layanan verifikasi dokumen PDF yang ditandatangani dengan sertifikat mereka. Perhatikan bahwa layanan seperti ini biasanya mengharuskan file diunggah;
- LibreOffice: buka PDF di LibreOffice lalu ke File › Tanda Tangan Digital untuk melihat tanda tangan dan statusnya;
- Pembaca PDF lain (seperti Foxit dan, di Linux, Okular) juga punya panel tanda tangan;
- Browser saja tidak cukup: Chrome, Edge, dan Firefox menampilkan PDF, tetapi umumnya tidak menunjukkan status validasi tanda tangan. PDF yang "terbuka normal" di browser tidak memberi tahu apa pun tentang tanda tangannya.
Sudah ditandatangani? Jangan diutak-atik lagi
Kesalahan paling umum: menandatangani lalu menggabungkan dengan PDF lain, mengompres, menghapus halaman, atau "mencetak ke PDF" untuk mengecilkan ukuran. Semua itu menciptakan file baru — dan tanda tangan dari file asli tidak ikut. Urutan yang benar:
- Siapkan semuanya lebih dulu: gabungkan, kompres, hapus halaman;
- Tandatangani paling akhir;
- Kirim file yang sudah ditandatangani persis seperti hasil dari aplikasi tanda tangan;
- Untuk catatan tambahan, simpan hash SHA-256 file yang sudah ditandatangani — jika ada yang menunjukkan versi berbeda, hash langsung membuktikannya.
Pertanyaan umum
Mengapa Adobe menyebut validitas tanda tangan tidak diketahui? Karena rantai sertifikat yang dipakai mungkin tidak ada di daftar tepercaya Adobe. Tanda tangannya bisa saja sempurna; cek lewat layanan verifikasi dari penyelenggara sertifikatnya.
Apakah membuka PDF bertanda tangan di browser merusak tanda tangannya? Tidak. Membaca tidak mengubah apa pun. Masalahnya muncul jika Anda menyimpan versi baru atau membuat file lain darinya.
Bisakah menggabungkan dua PDF bertanda tangan dan tetap mempertahankan tanda tangannya? Tidak: PDF gabungan adalah file baru. Kirim PDF yang ditandatangani secara terpisah, atau gabungkan dulu baru tandatangani.
Apakah hash bisa menggantikan tanda tangan digital? Tidak. Hash membuktikan file tidak berubah; tanda tangan membuktikan siapa yang menandatangani. Keduanya saling melengkapi — lihat panduan kriptografi dokumen.
Siap mempraktikkannya?
Gratis, tanpa pendaftaran — dan file Anda tidak pernah meninggalkan komputer Anda.
Periksa integritas sebuah PDF sekarang — gratis